Les bénéfices d’un Dialogue Compétitif Accéléré

65 % des entreprises ont accéléré le rythme des initiatives commerciales numériques en 2022. Pour être accompagnées dans ces initiatives, elles doivent souvent contractualiser avec des prestataires externes : un délai moyen de 8 mois est souvent constaté avant d’aboutir à un tel contrat. Ainsi, seuls 50 % des engagements d’approvisionnement informatique répondront aux attentes en matière de rentabilité, d’agilité et de transformation d’ici 2024.

 

Face à ce constat, les entreprises ont de plus en plus recours à des modes de contractualisation basés sur des cycles courts et établis en co-construction avec les fournisseurs afin d’être au plus proche de leurs besoins.

Ces nouveaux modes de contractualisation sont appelés « dialogues compétitifs accélérés ».

Dans le secteur privé avec certaines politiques d’achat, ou dans le secteur public sous certaines conditions réglementaires, un acheteur peut « ouvrir un dialogue » avec des candidats invités à y participer. Cette procédure vise à définir ou à développer des solutions, répondant aux besoins de l’émetteur et sur la base desquels les candidats remettent une offre d’accompagnement.

 

Dans le secteur public, l’acheteur peut choisir de recourir à ce mode de contractualisation indépendamment du montant estimé pour le marché. Cependant, le contexte doit remplir l’une des conditions fixées par le code de la Commande Publique :

• Soit l’acheteur n’est objectivement pas en mesure de définir seul et à l’avance les moyens techniques pouvant répondre à ses besoins
• Soit il n’est objectivement pas en mesure d’établir le montage juridique ou financier

Le dialogue compétitif diffère de « la procédure avec négociation » dont il se rapproche : il permet de faire émerger des solutions techniques plutôt qu’une « simple » négociation sur les prix, donc de solliciter et bénéficier du savoir-faire des entreprises soumissionnaires. Outre une aide à la définition des besoins, le dialogue compétitif présente, par rapport à l’appel d’offres classique, l’avantage de donner une vision plus complète et comparative des solutions techniques, financières ou juridiques que le marché peut offrir. Car les offres ne seront pas, dès le début, enfermées dans des spécifications techniques trop précises.

 

Le dialogue compétitif permet aussi une plus grande liberté aux entreprises qui répondent au marché et donc d’exploiter au mieux leur expertise. Il favorise l’innovation et la créativité, afin d’amener l’acheteur à opter pour des solutions qu’il n’avait pas imaginées au départ.

 

De plus ce process peut considérablement réduire le délai de contractualisation si on adopte une méthode de co-construction et de conception agile afin d’obtenir des résultats notables dans la transformation numérique.

Il permet de contractualiser plus rapidement des technologies et services digitaux et de satisfaire, dans les délais, les besoins en termes d’innovation et d’industrialisation des entreprises.

Bien que le dialogue compétitif puisse être associé à une forme de « lourdeur », il est possible de l’accélérer en se basant sur des sprints courts favorisant la cocréation. En effet, afin d’optimise les résultats des transactions, les entreprises peuvent favoriser une collaboration agile entre les émetteur et les candidats.

 

 

En adoptant cette méthode, on peut espérer les bénéfices suivants :

• Un cycle d’approvisionnement raccourci : une transaction complexe peut être obtenue et conçue en 90 jours ou moins, si l’ensemble de la procédure est anticipé et bien rythmé.
• La cocréation de solutions innovantes : il est possible de coconcevoir des solutions avec des fournisseurs de services pour faire émerger des propositions peu imaginées par l’émetteur.
• Des économies de coûts : des économies importantes peuvent être générées sur les renouvellements de contrats car les perspectives d’évolution pourraient être intégrées dans l’offre initiale.

Afin de maximiser les effets positifs du dialogue compétitif, un processus sur 90 jours est à mettre en œuvre pour clarifier progressivement le besoin de l’émetteur. Ce processus s’articule en 3 grandes phases, décrites dans le schéma ci-dessous :

 

 

La première phase permet de définir la stratégie de négociation et d’énoncer le besoin. Ensuite, la deuxième phase a pour objectif de sélectionner des candidats à inclure dans le dialogue. Enfin, la troisième phase se focalise sur la conception et la négociation avec les candidats jusqu’à la constitution de l’offre finale.

 

Tout au long du processus, les offres des candidats vont pouvoir être améliorées et complétées lors des sprints de co-construction. Le dialogue peut se dérouler en autant de phases successives nécessaires à l’acheteur pour définir son besoin. Il peut être demandé aux candidats de modifier les propositions itératives issues du dialogue.

À l’issue de chaque phase, l’acheteur peut écarter les propositions des candidats qui se révèlent inadaptées à son besoin en fonction des critères fixés dans l’avis de marché. À la fin du dialogue, l’offre la plus avantageuse sur le plan économique est choisie selon les critères de sélection annoncés en début de procédure.

 

Cependant, il est important de garder à l’esprit que si le dialogue compétitif permet de réduire les délais de contractualisation, il nécessite une implication et un investissement important des parties prenantes.

90-Day Sourcing Deals Through Co-Creation – Gartner

Code Commande publique 

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France Marchés

Géraldine Fromy, Manager