Accélération du télétravail et normalisation de l’hybridation du travail

Deux ans après le début de la crise covid, le télétravail s’est imposé comme la norme pour les entreprises – y compris celles qui y étaient peu favorables. Avec une moyenne nationale de deux jours par semaine de télétravail, les grands groupes doivent désormais faire face à de nouveaux enjeux et s’adapter à ces nouveaux modes de travail hybrides.

 

Les enjeux de cette hybridation sont multiples. Et touchent toute l’entreprise, notamment les DSI (directions des systèmes d’informations), les DRH (directions des ressources humaines) et les directions immobilières ou moyens généraux.

 

Dès mars 2020, les DSI ont rapidement dû s’adapter au télétravail généralisé en proposant des solutions d’environnement de travail nomade (équipements en mobilité, réseaux virtuels privés, outils de collaboration à distance etc).

 

Aujourd’hui, les DSI se retrouvent sollicitées par les RH et les moyens généraux qui doivent faire face à la mixité géographique des lieux de travail des collaborateurs et souhaitent outiller la gestion du télétravail. Cela se traduit par le déploiement d’outils de déclaration de présence sur site, de réservation de bureau, de place de parking ou encore de créneaux au restaurant d’entreprise. Des outils qui peuvent constituer, pour les collaborateurs, des contrôles coercitifs… si l’expérience collaborateur et l’accompagnement ne sont pas au rendez-vous !

 

Pour garantir l’adoption de ces outils, essentiel de réfléchir à une expérience utilisateur de bout en bout qui permet de favoriser la spontanéité des échanges entre collaborateurs et d’améliorer le bien-être au travail.

 

D’autre part, sachant que le coût d’exploitation d’un bâtiment représente 70 % du coût global, l’enjeu des directions immobilières s’inscrit dans une logique d’optimisation financière en réduisant la surface de leurs parcs et en optimisant leur consommation énergétique (grâce notamment au flex office). Cette optimisation immobilière ne doit toutefois pas se faire au détriment de l’expérience collaborateur.

 

L’exploitation des data doit être au cœur des stratégies immobilières afin de garantir une bonne expérience collaborateur. On peut ainsi imaginer coupler des données d’occupation et d’affluence des bâtiments à l’analyse sémantique des échanges (ex : mails, Teams) entre deux collaborateurs de sites différents afin de proposer des recommandations sur le lieu de rencontre optimal de ces deux collaborateurs et ainsi améliorer leur efficacité opérationnelle.

En intégrant les technologies que les employés utilisent – réunions virtuelles, messageries ou réseaux sociaux d’entreprise – aux applications RH par exemple, le lieu de travail numérique fait tomber les barrières de communication, transforme l’expérience des employés et favorise l’innovation et l’efficacité.

 

La clé du succès réside toutefois dans la mise en œuvre de bonnes pratiques capables d’améliorer l’expérience du collaborateur et de maintenir un lien social avec ses collègues.

 

Par bonnes pratiques, on entend d’abord un espace de travail bien aménagé et ergonomique (casque et double écran à domicile par exemple), mais aussi de nouveaux outils digitaux. Teams ou Slack facilitent les réunions à distance et instaurent des nouvelles habitudes de travail qui visent à mieux collaborer. On pense également à Klaxoon ou Beekast, utiles pour animer et dynamiser une réunion.

 

Au fur et à mesure que la distinction entre vie professionnelle et vie personnelle s’estompe, et que le lieu de travail devient véritablement numérique, il devient plus qu’important d’imposer un rythme à ses journées. Des outils tels que MyAnalytics de Microsoft peuvent y aider. Son tableau de bord permet d’obtenir un résumé du temps passé au travail, puis suggère des pistes pour améliorer son efficacité.

 

Pour ne pas perdre le lien social, l’entreprise instaure des moments d’échanges à distance comme le « café virtuel » ou encore la « météo de l’humeur ». Cela permet aussi d’être à l’écoute des collaborateurs et de leur assurer une expérience de travail optimale.

 

L’hybridation des modes de travail s’accompagne de nouvelles attentes de la part des collaborateurs comme la possibilité de pouvoir travailler quel que soit l’endroit où ils se trouvent, sans rupture dans les interactions et les échanges avec leurs équipes. Sans oublier le « métavers », qui s’annonce comme la transition vers le Web 3.0.

 

Meta a ainsi annoncé la création de ses « Horizon Workrooms », qui permettent déjà de s’immerger dans un monde virtuel pour rencontrer ses collègues et interagir avec eux, de travailler avec son équipe ou encore de participer à une réunion à distance. Ces espaces de travail, accessibles grâce à des lunettes ou casques de réalité virtuelle par exemple, permettent une représentation en 3D des personnes qui nous entourent et de ressentir les sensations comme dans la réalité.

 

Microsoft s’est également lancé sur le marché du métavers en ajoutant une nouvelle fonctionnalité à ses réunions Teams, Mesh, qui permettra à chaque utilisateur de créer son avatar mais aussi de partager virtuellement un espace de travail avec d’autres participants.

 

En outre il existe déjà des plates-formes, à l’aube du métavers, qui proposent aux entreprises de créer leur espace de travail dans un environnement virtuel, à l’image de Gather. Cette solution rend possible les interactions sociales grâce à des avatars, des réunions, le partage d’écran ou encore les événements à distance.

 

Ces nouveaux usages prendront un certain temps avant de se démocratiser – en raison des barrières technologiques, financières et psychologiques – il n’en reste pas moins que le métavers s’annonce comme un précurseur qui rendra l’expérience collaborateur plus complète, plus riche et plus intégrée.

Un des enjeux principaux de la digitalisation de l’expérience collaborateur réside dans la mise à disposition d’outils adéquats pour lui permettre d’assurer sa stratégie de développement et de fidélisation. Dans cette transformation, l’adoption par les collaborateurs de ces nouveaux outils devient alors un enjeu comparable aux enjeux financiers ou technologiques.

 

En effet, faire adopter un nouvel outil, qu’il soit digital ou non, relève de l’accompagnement, de la communication, de la formation et de l’humain bien plus que de la technique. Afin de piloter ce changement, plusieurs notions clés sont à retenir.

 

Tout d’abord, s’assurer que ce nouvel outil réponde à un besoin métier afin que les collaborateurs puissent y voir un réel apport de valeur est un point crucial. Une communication efficace et transparente autour des bénéfices outils permettra d’engager les équipes. Cependant, la communication seule ne suffit pas. Un plan de formation qui s’adapte à chaque profil utilisateur est une méthode efficace pour engager chaque collaborateur dans l’adoption de l’outil. En ce sens, certains acteurs tels que Magellan Partners ont développé un outil d’évaluation des collaborateurs qui permet d’évaluer le degré de maturité digitale des utilisateurs et de leur proposer du contenu et des formations adaptés à leur niveau.

 

Enfin, cette évolution doit s’inscrire dans le temps car l’implémentation d’un nouvel outil ne doit pas se faire dans la précipitation. Nous avons notamment pu l’observer lors de la pandémie, qui a mis les entreprises sur le fait du jour au lendemain. Dans ce contexte inédit, le déploiement de nouveaux outils digitaux s’est souvent fait dans l’urgence et de façon massive. Résultat : les collaborateurs se sont rapidement retrouvés en difficulté ou démotivés. Déployer sa stratégie par paliers et prendre le temps de suivre l’évolution de l’adoption est essentiel.

 

En parallèle de cet aspect très pratique de l’utilisation d’un nouvel outil, les collaborateurs comme l’entreprise doivent être sensibilisés aux risques qui accompagnent ces nouveaux usages, comme les risques cyber. Piratage, stockage et partage de données confidentielles, intrusion wifi… sont autant de risques qu’il est important d’anticiper afin d’assurer la pleine adoption de ces nouveaux outils. Il est conseillé pour ce faire d’opter pour des formats clairs, intuitifs et illustrés, tels que des infographies ou de courtes vidéos, qui seront diffusés sur l’Intranet, les réseaux sociaux d’entreprises ou via des campagnes mailing dédiées.

Une tribune signée Pierre Jacob, Elsa Sab, Céline Benet, Bastien Vaillant, Margot Marchandou, Aurore Albrech, Audrey Petit de Bantel et Clément Israel.