Expertise transverse

Gestion des actifs logiciels

La demande

Dans le contexte de crise actuelle, les éditeurs informatiques nous poussent à réaliser de plus en plus d’audits sur le périmètre de notre groupe. Comment pourrions-nous diminuer / limiter les risques financiers dûs à ces audits ? Et même par la suite, optimiser la gestion de nos actifs logiciels de manière plus durable ?

Notre démarche

Quick Win : Inventaires des principaux softwares présents au sein de l'entreprise

A plus long terme, pour répondre au mieux aux deux objectifs principaux de gestion des acquis et de l’installé, un projet de Software Asset Management se décompose selon 3 axes :

Un axe Organisationnel :

  • Analyse de l’organisation existante : identification des forces et faiblesses des processus en place, des actions prioritaires à lancer, du cadencement de la suite de la mission
  • Revue détaillée des processus concourant à la gestion des actifs logiciels avec l’ensemble des acteurs impliqués
  • Définition d’un modèle organisationnel cible

Un axe Technologique:

  • Accompagnement à l’identification des assets onéreux et obsolètes,
  • Constitution d’un plan d’upgrade et de migration avec comme principal objectif la réduction des coûts
  • Amélioration du processus de décommissionnement
  • Evolution des outils ITSM mis en place et si besoin, accompagnement à la mise en place de nouveaux outils

Un axe Stratégie de sourcing et de préconisation d’architecture :

  • Etablissement d’une stratégie d’achat et de consignes de choix technologiques,
  • Amélioration du processus d’achat : compréhension des contrats, calcul de valorisation des licences, suivi des contrats de maintenance, et abonnements
  • Amélioration de la relation fournisseur : reporting suivi fournisseur, canalisation et formalisation de la communication avec les fournisseurs, processus de procurement rapide pour réduire le délai de livraison et les stocks internes

Les résultats

La mise en place de cette nouvelle organisation de type SAM, nous a notamment permis d’améliorer la gestion de notre parc et de disposer d’une prédictibilité des coûts pour ainsi pouvoir limiter le risque et les conséquences des audits. Mais ce projet nous a aussi permis d’améliorer la gestion de nos contrats cadres ainsi que des processus d’achats de Software.